Justitie communiceert voortaan digitaal met ondernemingen. Sinds 4 juli maakt het gebruik van e-Box Enterprise, het digitaal platform voor communicatie tussen de federale overheid en de bedrijven in dit land. De nieuwe stap in de digitalisering maakt de dienstverlening van justitie sneller, klantvriendelijker en efficiënter. In de eerste fase is het voor bedrijven mogelijk om alle correspondentie omtrent verkeersovertredingen begaan met bedrijfswagens via e-Box Enterprise af te handelen. Op termijn zal alle communicatie tussen justitie en bedrijven louter via e-Box Enterprise verlopen.
Digitale correspondentie met justitie is iets waar ondernemingen al jaren voor ijveren. Doordat briefwisseling nog louter op papier gebeurde, kwam daar een grote administratieve werklast bij kijken. Het merendeel van de communicatie tussen justitie en ondernemingen gaat over de afhandeling van verkeersboetes na overtredingen begaan met bedrijfswagens. Daarom is correspondentie omtrent de verkeersboetes als eerste beschikbaar via e-Box Enterprise.
Een verkeersboete krijgen, leuk is het niet. Maar om verkeersveiligheid en -handhaving te garanderen, zijn ze noodzakelijk. Een derde van alle verkeersovertredingen in dit land wordt begaan door bestuurders van bedrijfswagens. Ondernemingen zijn ook verplicht om te melden wie van de werknemers achter het stuur zat, om straffeloosheid tegen te gaan. Bij de communicatie omtrent de verkeersboetes en het identificeren van een bestuurder komt echter heel wat papierwerk kijken. Voor ondernemingen met een groot wagenpark is de administratieve werklast dermate groot dat ze dit uitbesteden.
Sneller, klantvriendelijker en efficiënter dankzij e-Box Enterprise
Vice-eersteminister en minister van Justitie Vincent Van Quickenborne zet fors in op digitalisering om, na decennia van achterstand, justitie eindelijk de 21ste eeuw binnen te loodsen. Sinds vandaag is het voor ondernemingen mogelijk om onmiddellijke inningen, vragen om inlichtingen, minnelijke schikkingen, betalingsverzoeken en aanmaningen elektronisch te ontvangen via hun geactiveerde e-Box Enterprise. Op die manier zullen ondernemingen hun verkeersboetes sneller ontvangen, makkelijk digitaal kunnen raadplegen en efficiënt beheren. Ondernemingen hoeven de documenten van justitie niet meer in te scannen en kunnen alles digitaal beheren. Administratief medewerkers van ondernemingen hoeven niet meer fysiek aanwezig zijn op de firma en kunnen ook gemakkelijker thuiswerken.
Om dit mogelijk te maken, moeten ondernemingen zich eerst registreren op de website CSAM.be, het platform dat toegang biedt tot de diensten van de overheid. Na registratie wordt e-Box Enterprise automatisch geactiveerd. Momenteel activeerden meer dan 200.000 ondernemingen reeds hun e-Box Enterprise. Alleen al in 2022 is het aantal activeringen met meer dan 10% gestegen. Volgens deze statistieken wordt verwacht dat justitie ongeveer 8.300 documenten per dag naar bedrijven zal versturen. In een volgende fase zullen ook vonnissen, gerechtsbrieven en brieven voor een rechtszitting via e-Box Enterprise verstuurd worden.
Vanaf 2025 alle communicatie uitsluitend digitaal
Tot eind 2022 zullen ondernemingen die aangemeld zijn bij e-Box Enterprise, bij wijze van overgangsfase, ook nog papieren versies opgestuurd krijgen. Vanaf 2023 worden geen papieren versies meer verstuurd voor ondernemingen die ‘enkel digitaal’ hebben aangevinkt. Tegen het einde van 2024 moeten alle houders van een ondernemingsnummer hun e-Box Enterprise hebben geactiveerd. Vanaf 2025 is het de bedoeling dat de publieke instanties louter nog via e-Box Enterprise communiceren met bedrijven en er geen papier meer wordt gehanteerd. Dit betekent dat ook justitie vanaf 2025 enkel nog digitaal zal communiceren met bedrijven, voor alle aangelegenheden en niet louter verkeersboetes.
Opgelet voor phishing: nooit betalingsverzoek via mail
De overheid is zich ervan bewust dat ondernemingen door de digitalisering in de val van phishing kunnen lopen. Ondernemingen moeten er rekening mee houden dat er nooit betalingsverzoeken naar mailadressen verstuurd zullen worden. Wanneer er een boete raadpleegbaar is in de e-Box Enterprise, krijgt de beheerder een notificatiemail met de melding dat er een nieuw juridisch document in de e-Box Enterprise beschikbaar is. Ontvangt de beheerder van de e-Box Enterprise van een onderneming een boete via e-mail, dan gaat het om een geval van fraude.
Vincent Van Quickenborne, vice-eersteminister en minister van Justitie: “Ondernemingen zijn al jaren vragende partij voor een digitale communicatie met justitie. Na jaren van achterstand loodsen we justitie deze legislatuur eindelijk de 21ste eeuw binnen. Vroeger moest de administratief medewerker naar het bureau komen om deze post te openen, in te scannen om dan intern te verspreiden. Dit is niet meer van deze tijd. Door justitie gebruik te laten maken van e-Box Enterprise wordt het administratief proces sterk vereenvoudigd en dalen de kosten voor ondernemingen. Dankzij deze nieuwe toepassing komt justitie weer een stap verder op het vlak van digitalisering en klantvriendelijkheid.”
Perscontact:
Edward Landtsheere
Woordvoerder
+32 479 44 93 29